kebutuhan pelanggan proyek

Bagaimana Memahami Kebutuhan Proyek yang Sebenarnya?

  

Menerima solusi apa pun. Dalam permulaan suatu proyek, wajar untuk mempunyai gambaran dalam kepala Anda tentang bagaimana segalanya akan terungkap. Kemudian realitas akan merasuk di dalam. Berbagai masalah dan peluang yang tidak terduga akan muncul. Data menunjukkan bahwa kebutuhan pelanggan itu berbeda dari apa yang dipikirkan semua orang. Pilihan Anda: meneruskan dengan rencana semula atau mengubah rencana sesuai dengan pelajaran yang diperoleh. Organisasi-organisasi sukses memilih yang kedua. Mereka sadar bahwa dengan memusatkan dan memecahkan kebutuhan sebenarnya—masalah yang paling dasar —akan memberi manfaat yang jauh lebih besar dalam jangka panjang.
Mengenali kebutuhan sebenarnya dapat menjadi sulit. Untuk satu hal, sering suatu proyek didefinisikan sebagai solusi daripada kebutuhan yang harus dipenuhi. Contohnya, “Memasang lini produksi baru” adalah solusi atas kebutuhan sebenarnya dari “memenuhi kebutuhan pengiriman produk pada pelanggan”. Manajer proyek yang efektif selalu menyelidiki kebutuhan sebenarnya karena mereka berharap menemukan cara lain dalam memenuhi kebutuhan itu dengan lebih cepat, lebih murah, lebih efisien, dan seterusnya, daripada solusi semula. Perusahaan mana yang tidak akan senang jika timnya dapat bekerja dua kali lebih cepat tanpa memasang lini produksi baru?

 Bagaimana organisasi menganalisa kebutuhan pelanggannya? Bagaimana mengetahui kebutuhan pelanggan mana yang kita prioritaskan? Apakah kita harus memenuhi semua permintaan pelanggan? Adalah sejumlah pertanyaan yang umum ditanyakan ketika membicarakan pelanggan dan kebutuhannya. Salah satu teknik yang memudahkan kita dalam mengatasi pertanyaan-pertanyaan di atas adalah Kano Model, sebuah teori yang diperkenalkan oleh Profesor Noriaki Kano dari Universitas Tokyo Rika.

Dalam satu departemen atau unit kerja, tentu bukan hanya Anda yang mengajukan proyek baru sehingga belum tentu proyek Anda yang disetujui. Untuk meningkatkan peluang proyek baru Anda disetujui atasan, ada 4 strategi yang perlu disiapkan oleh Anda.

• Produktivitas: Anda melihat bahwa produktivitas perusahaan Anda kurang baik. Nah, buatlah proyek yang akan meningkatkan produktivitas tersebut. Misalnya, Anda bekerja di sebuah laboratorium pengujian. Laboratorium Anda hanya mampu menganalisis 1.000 sampel sehari. Di sisi lain, sampel uji yang masuk ke laboratorium Anda banyak. Maka, Anda mengajukan proyek baru untuk membeli instrumen pengujian baru yang akan mampu menganalisis sampel sebanyak 1.500 sehari.
• Keselamatan kerja: Keselamatan kerja adalah hal penting di setiap perusahaan. Oleh karena itu, proyek baru Anda bisa dikaitkan dengan parameter ini. Misalnya, peralatan sampling Anda bersifat manual sementara ada beberapa potensi bahaya untuk para pengambil contoh. Proyek baru Anda dapat berupa pembelian robotic sampler. Alat ini akan aman digunakan, tidak mengganggu jalannya produksi, dan sampel yang diambil pun refrensentatif.
• Kebutuhan pelanggan: Parameter lain yang bisa Anda kaitkan dengan proyek baru Anda adalah kebutuhan pelanggan. Misalnya, laboratorium Anda belum bisa menganalisis suatu metode karena tidak tersedianya suatu alat. Nah, buatlah proyek untuk membeli instrumen tersebut dan langkah-langkah memvalidasi metode pengujiannya.
• Peraturan pemerintah: Perusahaan besar biasanya menaruh perhatian besar terhadap peraturan pemerintah. Mereka sedapat mungkin mengikuti aturan tersebut sehingga mendukung operasi perusahaan mereka dalam jangka panjang. Oleh karena itu, ini adalah peluang bagi proyek baru Anda. Contoh proyek baru Anda adalah membuat unit pengolahan limbah agar konsentrasi logam atau lainnya dari limbah perusahaan Anda di bawah ambang batas aturan pemerintah tertentu.

 

Menurut Project Mangement Body of Knowledge Guide (PMI 2001) mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek. Menurut Ritz (1994) seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss.

 Peranan Manajer Proyek

• Berperan untuk mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan tertentu.

• Berperan juga sebagai seorang komunikator. Dengan ini berarti manajer proyek menjadi tempat terakhir menujunya laporan-laporan, memo, permintaan dan keluhan. Manajer proyek juga mengambil input dari banyak sumber, mengolah dan menyampaikan informasi ke beberapa pihak dan memastikan bahwa semua orang yang punya peran dalam proyek mengetahui informasi mengenai kebijaksanaan, tujuan, anggaran, jadwal kebutuhan, dan perubahan yang ada dalam proyek sesuai peran yang dimiliki.