Penyusunan
sebuah skema yang efektif untuk sebuah proyek mungkin terlihat sebagai sebuah
pekerjaan yang berat. Pada prakteknya, penyusunan skema proyek ini sebenarnya
adalah sebuah prosedur yang sangat penting. Penyusunan skema proyek dilakukan
atas dasar pertimbangan yang logis mengenai apa saja yang diperlukan untuk mencapai
hasil yang diinginkan, sesuai jadwal dan menggunakan biaya yang lebih rendah
daripada anggarannya.
1.Rencanakan
sebuah pekerjaan dengan pertimbangan yang logis. Penyusunan sebuah skema
yang efektif untuk sebuah proyek mungkin terlihat sebagai sebuah pekerjaan yang
berat. Pada prakteknya, penyusunan skema proyek ini sebenarnya adalah sebuah
prosedur yang sangat penting. Penyusunan skema proyek dilakukan atas dasar
pertimbangan yang logis mengenai apa saja yang diperlukan untuk mencapai hasil
yang diinginkan, sesuai jadwal dan menggunakan biaya yang lebih rendah daripada
anggarannya.
2.Siapkan sebuah daftar untuk
pemeriksaan hasil kerja. Meskipun
masing-masing direktur mungkin mempunyai pendekatan dan cara pemantauan proyek
yang berbeda-beda, beberapa jenis industri, perusahaan, dan bisnis biasanya
menggunakan daftar pemeriksaan sebagai landasan awal untuk menyusun rencana
kerja bagi proyek mereka.
- Para manajer yang terlibat secara aktif dalam manajemen proyek harus lebih sering menggunakan daftar pemeriksaan untuk perencanaan proyek; termasuk memasukkan apa saja yang menjadi tujuan dan tanggung jawab mereka.
- Pendekatan yang digunakan dalam menangani sebuah proyek mungkin saja bervariasi, tetapi dasar untuk mempersiapkan sebuah daftar pemeriksaan pada umumnya sama tanpa tergantung pada bidang industri, ukuran proyek, atau tujuannya.
3 Susunlah rencana secara rinci. Penyusunan rencana proyek yang baik
dapat dilakukan dengan menentukan apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan
dan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi:
- Tujuan dan sasaran harus dinyatakan dengan jelas dan singkat, untuk mengarahkan pengembangan proyek dan menetapkan cara pengukuran yang akan digunakan dalam mengevaluasi pertumbuhan dan hasil-hasil yang telah dicapai.
- Pelajari secara khusus jika ada sudah pernah ada proyek yang sama, dan lakukan penelitian tentang kesalahan-kesalahan atau masalah apa saja yang harus diwaspadai agar tidak terjadi lagi kesulitan yang sama pada saat menyelesaikan proyek yang sedang berjalan.
- Anggaran proyek yang sudah ditentukan tetap harus bisa disesuaikan agar proyek yang direncanakan bisa berhasil dengan biaya yang lebih rendah daripada anggarannya. Hitunglah berapa jumlah dana yang sudah tersedia dan besarnya kebutuhan dana untuk proyek ini.
- Anggota kelompok harus memahami fungsi dan kewajiban mereka, dan harus mampu untuk memenuhi secara efektif apa yang dibutuhkan oleh proyek ini. Mereka harus memahami bahwa keberhasilan proyek sangat tergantung pada mereka.
4.Lakukanlah analisis risiko. Rancangan sebuah proyek yang efisien membutuhkan sebuah
analisis atas risiko yang mungkin timbul. Setiap faktor risiko harus
diperhitungkan/dianalisis. Ketahuilah apa bahaya yang mungkin harus dihadapi,
kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dari proyek ini dan bagaimana cara
mencegahnya.
5.Lakukanlah penyesuaian selama
proyek berjalan. Setelah rencana proyek disusun,
lakukan peninjuauan dan penyesuaian yang dibutuhkan sampai rencana ini
dipastikan bisa terlaksana dan mencapai hasil yang diinginkan.
- Direktur pelaksana proyek harus melakukan pemeriksaan secara berkala dengan membandingkan antara tujuan dan sasaran dari kelompok yang menjalankan proyek terhadap Sasaran-Sasaran Utama yang ingin dicapai.
